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Entrada en vigor de la Contabilidad Gubernamental

El lunes 9 de enero de 2012 iniciamos labores en la institución y con ello nos encontramos  con la novedad de que por disposiciones de la Ley General de Contabilidad Gubernamental, de observancia obligatoria, sufre un cambio paradigmático el ejercicio del gasto.

El fin que procura este cambio es armonizar las contabilidades de los entes públicos, y la universidad lo es. Por armonizar las contabilidades debemos de entender la aplicación de las mismas reglas para todos, con clasificadores de gasto y de ingresos estandarizados, con reglas de aplicación, de registro y de reportes de información estandarizados, con postulados o principios iguales para todos, con sistemas de registro y de informes estandarizados. Lo anterior para poder construir una contabilidad nacional que nos permita conocer por ejemplo, cuánto se gasta en la educación media superior y en qué, para obtener qué resultados.

Otro fin es el de facilitar y estandarizar a los órganos públicos especializados la fiscalización del desempeño de los entes públicos, entendiendo como desempeño el grado de logro en los objetivos programados así como del recurso ejercido para su obtención.

La universidad cuenta con un grupo de expertos en contabilidad gubernamental, según se nos informó en el mes de noviembre, en el taller que se llevó a cabo para la formulación del presupuesto para el año 2012. Se nos dijo que están trabajando en los cambios necesarios de los procedimientos, desde el mes de noviembre de 2011. Al día de hoy es más lo que desconocemos de las obligaciones a que estamos sujetos ante esta ley, por lo que estaremos atentos a que el grupo de expertos en contabilidad gubernamental nos muestre y capacite en la operación del sistema informático, nos capacite en el registro contable y en la integración documental de cada expediente que justifique un gasto, así como la guarda de los mismos expedientes.

Así también desconocemos como se nos van a entregar los recursos financieros para su ejercicio, por lo que estaremos atentos a cualquier señal para dárselas a conocer de inmediato.

 

Antecedentes del Modelo presupuestal.

A partir del año 2003 la institución modificó el modelo presupuestal, ya que a propuesta del Rector General fue aprobada por el pleno del HCGU la incorporación de  un sistema integrado de gestión denominado P3e, mismo que consistió en un sistema de Planeación, Programación, Presupuestación y Evaluación. Este se concibió como un proceso continuo, global, integral y en línea, armonizando todas las etapas como fases de operación interrelacionadas.

El sistema P3e se dijo fortalecería la centralidad de los núcleos académicos básicos, es decir departamentos y escuelas, proponiendo mediante su ciclo un modelo de organización que se construye de abajo hacia arriba.

Asimismo se dijo que el sistema P3e se proponía incorporar la evaluación del desempeño para contribuir a la transparencia y rendición de cuentas, poniendo énfasis en una gestión de calidad basada en el Plan de Desarrollo Institucional.

Este sistema P3e se materializa mediante la formulación de proyectos específicos que contienen la siguiente estructura:

·       Responsable, (quién)

·       Objetivo general, (para qué)

·       Justificación, (por qué)

·       Objetivo específico,

·       Meta e indicador, (medición de logro)

·       Actividades, (cómo y cuándo)

·       Recursos materiales, (con qué) (aquí es donde el Clasificador por objeto del gasto se aplica)

Aun y cuando en los primeros años se incorporó el recurso humano, este ya no es considerado debido a que no resulto posible que se impactará el costo de la nómina en cada proyecto en que cada persona participaba.

Para el año 2012 este modelo de presupuesto basado en proyectos solo incide en menos de 20% del presupuesto de egresos aprobado, ya que los servicios personales, los estímulos al personal docente y las empresas universitarias no ejercen su gasto por proyectos, representando estos aproximadamente el 80%.

Por otro lado desde el año de 2003 y hasta el año 2005 no se estableció en norma si se programaría el gasto a nivel de capítulo, titulo o partida del Clasificador por objeto del gasto, y por los años 2006 al 2008 se estableció en normas del presupuesto que el gasto se programaría a nivel de Capitulo del Clasificador por objeto del gasto, pudiéndose comprobar a nivel de Titulo. En cuanto a los años 2009, 2010 y 2011 se estableció en norma del presupuesto que el gasto se programaría a nivel de Titulo y no obstante que se mencionaba que se podría comprobar  nivel de título se expidieron Acuerdos por parte del H. Comisión Permanente de Hacienda del HCGU en el sentido de que se podría comprobar a cualquier título sin importar a cual hubieran sido programados los recursos.

En cuanto a transferencias presupuestales tanto dentro del mismo proyecto, entre conceptos del clasificador por objeto del gasto, o bien entre proyectos, en los años 2003, 2004 no se establecieron reglas, siendo que para los años 2005, 2006, 2007 se estableció en norma del presupuesto que estas podrían ser hasta por un monto equivalente a un 20% del valor del proyecto. Para el año 2008 se incrementó el monto susceptible de ser sujeto de transferencia presupuestal hasta un 40% del valor del proyecto. A partir del año 2009 y hasta el cierre de 2011 se estableció que podría ser sujeto a transferencia la totalidad del valor del proyecto.

Era deseable que para dar inicio a la Contabilidad Gubernamental el primero de enero de 2012, se cambiara el modelo presupuestal, lo anterior porque el P3e no ha sido funcional para la institución, dando cuenta de ello los datos referidos en líneas arriba en donde se puede observar que la programación del gasto, su ejercicio, y su comprobación con referencia al Clasificador por objeto del gasto no ha sido posible efectuarlos a nivel de partida, es decir al nivel más específico, nivel que exige la Ley General de Contabilidad Gubernamental, por lo que se antoja improbable que tengamos un escenario que favorezca la entrada en funcionamiento de esta nueva contabilidad. Además del hecho de que aproximadamente el 80% del presupuesto de egresos del año que corre no se inscriba en este modelo P3e.

Por lo anterior es de esperar que en el año 2012 se produzca un gran número de transferencias presupuestales, las cuales deberán de efectuarse antes de ejercer el gasto, recayendo la atribución en los directores de escuela. Estaríamos esperando conocer el sistema en el cual registraríamos la contabilidad gubernamental, para conocer, entre otras cosas, como registrar estas modificaciones al presupuesto inicial aprobado.

Antecedentes de la Contabilidad institucional

Por otro lado en el presupuesto inicial de ingresos y egresos del año 2006 se da cuenta de que a partir del día primero de enero de ese año entraría en vigor el nuevo Sistema de Contabilidad de la Universidad de Guadalajara, el cual permitiría contar con una contabilidad en línea que brindara información útil, confiable, veraz y oportuna, para la emisión de reportes financieros. El propósito fundamental sería contar con información oportuna y expedita, tanto para el interior de la institución, como para las autoridades y la sociedad en general, sobre el origen y aplicación de los recursos. Asimismo refería que cada una de las dependencias de la Red Universitaria podría llevar sus propios registros contables y con ello consolidar la contabilidad general de la institución.

Este Sistema de Contabilidad de la Universidad de Guadalajara quedo rebasado por lo dispuesto en la Ley General de Contabilidad Gubernamental, misma que entro en vigor este año que corre, por lo habrá de revisar y en su caso derogar el reglamento que lo sustenta.

 

Sistema de Contabilidad Gubernamental (SCG)

El Sistema de Contabilidad Gubernamental (SCG) que la universidad utilizara como instrumento de la administración financiera gubernamental, a partir del día 1 de enero de 2012, registrara de manera armónica, delimitada y específica las operaciones contables y presupuestarias derivadas de la gestión pública.

Este deberá de cumplir con lo dispuesto por la Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG) y las normas y lineamientos que emita el Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC).

La universidad deberá de asegurarse que el sistema:

·       Refleje un registro congruente y ordenado de cada operación que genere derechos y obligaciones derivados de la gestión económico-financiera.

·       El registro de las etapas del presupuesto de la universidad se efectuará en las cuentas contables que, para tal efecto, establezca el consejo (CONAC), las cuales deberán reflejar: en lo relativo al gasto, el aprobado, modificado, comprometido, devengado, ejercido y pagado.

La Ley General de Contabilidad Gubernamental prevé características del Sistema de Contabilidad Gubernamental como el reconocimiento y seguimiento de las etapas presupuestales del ingreso y gasto, llamados “momentos contables”.

El momento contable del gasto aprobado, es el que refleja las asignaciones presupuestarias anuales comprometidas en el Presupuesto de Egresos.

El momento contable del gasto modificadoes el que refleja la asignación presupuestal que resulta de incorporar, en su caso, las adecuaciones presupuestarias al presupuesto aprobado.

El momento contable del gasto comprometido refleja la aprobación por autoridad competente de un acto administrativo, u otro instrumento jurídico que formaliza una relación jurídica con terceros para la adquisición de bienes y servicios o ejecución de obras. En el caso de las obras a ejecutarse o de bines y servicios a recibirse durante varios ejercicios, el compromiso será registrado por la parte que se ejecutara o recibirá, durante cada ejercicio.

El momento contable del gasto devengado refleja el reconocimiento de una obligación de pago a favor de terceros por la recepción de conformidad de bienes, servicios y obras oportunamente contratados; así como de las obligaciones que derivan de tratados, leyes, decretos, resoluciones y sentencias definitivas.

El momento contable del gasto ejercido es el que refleja la emisión de una cuenta por liquidar certificada o documento equivalente debidamente aprobado por la autoridad competente.

El momento contable del gasto pagado es el que refleja la cancelación total o parcial de las obligaciones de pago, que se concreta mediante el desembolso de efectivo o cualquier otro medio de pago.

El grupo de expertos de contabilidad gubernamental de la universidad deberá de establecer los documentos con los cuales se registraran los momentos contables del gasto, mismos que formaran parte comprobatoria y justificatoria de cada uno de los registros contables.

Antes de considerar comprometer recursos debemos de contar con presupuesto autorizado, en el proyecto P3e a nivel de recurso material, constituyendo este el momento contable del gasto aprobado. Este primer momento suponemos que lo registrara la Coordinación General Administrativa a través de la Unidad de Presupuesto.

Eventualmente ocuparemos afectar el momento contable del gasto modificado, ya sea por medio de:

·       Transferencias presupuestales por cambio de partida específica (antes partida) dentro de un mismo proyecto o, entre proyectos, las cuales a partir del primer día del año 2012 se denominaran Compensaciones Internas, mismas que serán autorizadas por el director de la escuela (incluye módulos), y en el caso de la Dirección General y sus dependencias serán autorizadas por la Directora General,

·       Pagos de bienes y servicios entre dependencias universitarias, los cuales a partir del primer día del año 2012 se denominaran Compensaciones Externas, que serán autorizadas por los titulares de cada dependencia, previo documento que avale la prestación y recepción del bien o servicio. Ejemplo; compra de gafete para ingresar a la FIL.

·       Por aumentos o disminuciones que determine el HCGU.

A los momentos contables de los egresos establecidos en la Ley de Contabilidad, es recomendable agregar a nivel de los ejecutores del gasto el registro del “Pre compromiso” (afectación preventiva). Entendiendo que corresponde registrar como tal, la autorización para gastar emitida por autoridad competente y que implica inicio de un trámite para la adquisición de bienes o la contratación de obras y servicios, ante una solicitud formulada por las unidades responsables de ejecutar los programas y proyectos.

El registro de este momento contable, es de interés exclusivo de las unidades de administración de los ejecutores del gasto o por las unidades responsables de ejecutar los programas y proyectos de acuerdo con la competencia de estas, facilita la gestión de recursos que las mismas realizan y aseguran la disponibilidad de la asignación para el momento de adjudicar la contratación respectiva. (I-18).

Atendiendo a la recomendación anterior el grupo de expertos de contabilidad gubernamental de la universidad ha decidido agregar un momento contable adicional, denominado momento contable del gasto precomprometido, quedando en espera de que se nos explique su uso.

 

GASTO

MOMENTO CONTABLE DEL GASTO

TIPO

COMPROMETIDO

DEVENGADO

EJERCIDO

PAGADO

Bienes

Al formalizarse el contrato o pedido por autoridad competente

En la fecha en que se reciben de conformidad los bienes

 Por definir

Pago con cheque, o transferencia bancaria

Servicios

Al formalizarse el contrato, pedido o estimación por autoridad competente.

En la fecha de la recepción de conformidad, para el periodo o avance pactado de conformidad con las condiciones del contrato.

Por definir

Pago con cheque, o transferencia bancaria

Comisiones financieras

En el momento  en el que se conoce su aplicación por parte de las instituciones financieras.

Por definir

Pago con cheque, o transferencia bancaria

Gastos de viaje y viáticos

Al formalizarse mediante oficio de comisión o equivalente.

En la fecha de autorización de la documentación comprobatoria presentada por el servidor público.

Por definir

Pago con cheque, o transferencia bancaria

Obra pública y servicios relacionados con las mismas

Al formalizarse el contrato por autoridad competente.

En la fecha de aceptación de las estimaciones de avance de obra (contrato de obra a precios unitarios), o en la fecha de recepción de conformidad de la obra (contrato a precio alzado).

Por definir

Pago con cheque, o transferencia bancaria

 

Así tendríamos 7 siete momentos contables del gasto;

Aprobado,

Modificado,

Precomprometido,

Comprometido,

Devengado

Ejercido y,

Pagado.

Así en un gasto tendremos siete pólizas contables, mismas que deberán de estar soportadas con documentos originales, mismos que determinará y dará a conocer el grupo de expertos de contabilidad gubernamental de la universidad. Asimismo nos informara sobre la nueva forma de presentar la comprobación del gasto.

A partir de la aplicación de las disposiciones de la Ley ya NO PODREMOS COMPRAR Y PAGAR como lo hacíamos hasta finales del año 2011. Ahora será indispensable para pagar a un proveedor que hubiéramos registrado previamente los momentos de gasto aprobado, en su caso gasto modificado, gasto pre-comprometido, gasto comprometido, gasto devengado y gasto ejercido. De no hacerlo así estaremos incurriendo en responsabilidades administrativas, por lo que es importante advertir que la infracción se estaría cometiendo a lo dispuesto en una ley federal.

 Guadalajara, Jalisco a 9 de enero de 2012.

 

 JAIME GUTIERREZ CHAVEZ

SECRETARIO ADMINISTRATIVO

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Sr Gutierrez.- Su información no admite comentario alguno.

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